Az európai közigazgatásban is élenjáró fejlesztés megreformálta a korábban személyes jelenlétet igénylő közigazgatási folyamatokat, kiépítésével az állampolgárok számára az ügyintézés gyorsabbá, és gazdaságosabbá vált.
Az országos videokonferencia-rendszer (VIKI) kiépítése az elektronikus közigazgatás megvalósításának egyik mérföldköve, ami az ügyfelek és a munkatársak számára egyaránt könnyebbséget jelent a korábbi gyakorlatokhoz képest. A VIKI nagysebességű kép- és hangátvitellel köti össze a térben elkülönülő intézményeket, ezáltal elősegíti a földrajzilag távol eső felek csapatmunkáját, a köztük folytatott kommunikációt, valamint arcot társít az eddig csupán nevek útján ismert munkatársakhoz, partnerekhez. Mivel több esemény, konferencia, oktatás, tárgyalás folyhat az audiovizuális felületen egyidejűleg, így az utazási kiadások és az utazások miatt kieső munkaidő jelentős mértékben csökken.
A biztonságos, jövőbemutató, rugalmasan bővíthető megoldás a bíróságok számára is innovációt hozott. A VIKI távmeghallgatások által lehetővé teszi az eljárások időtartamának csökkentését, a bírósági eljárások átláthatóságának növelését, valamint a bíróságok szolgáltató jellegének erősítését. A rendszer kialakítása úgy történt, hogy valamennyi büntetés-végrehajtási intézetben található videokonferencia végpont, így 72 bíróságon, 39 büntetés-végrehajtási intézetben és a Bevándorlási és Menekültügyi Hivatal 18 kirendeltségénél is lehetőség nyílik távmeghallgatásra. A VIKI biztonsági szempontból is előnyösebb, valamint támogatja a reintegrációt, hiszen a fogvatartottak nem esnek ki sem a munkából, sem az oktatásból.
Az országos videokonferencia-rendszer két fő egységből áll: az üzemeltetéséhez szükséges, rugalmasan bővíthető videokommunikációs központból, mely a Kormányzati Adatközpontban helyezkedik el, valamint a végpontokból. A megoldás megfelel a legszigorúbb biztonsági előírásoknak is, a videokonferencia jelfolyam az átviteli hálózat teljes szakaszán titkosított. A VIKI a lehetséges ötből a négyes biztonsági besorolást kapta, amely nagyon szigorú előírásokat tartalmaz. A rendszert úgynevezett végponti kódolással alakították ki, így az üzemeltető NISZ munkatársak sem láthatják a kódolt felvételeket, kizárólag az ügyben illetékes, arra jogosult hatósági személyek. Emellett a konferencia szervezői portálon, tárgyalótermi panelen bejelentkezési protokoll biztosítja, hogy csak a jogosultak szervezhessenek konferenciát, illetve vegyenek részt azokon.
A rendszer élesítése utáni első időszakban, 2018. július 1. – november 30. között 15 000 hívás létesült, bírósági tárgyalások, távmeghallgatások, oktatások valósultak meg videokonferencia hívások segítségével. Már a kezdeti időszak is bizonyította, hogy a VIKI hatékony és biztonságos, könnyen kezelhető, kiváló kép- és hangminőséget biztosít, hozzájárulva ezzel az adminisztratív terhek csökkentéséhez és a közigazgatás digitalizációjához.
A KÖFOP-1.0.0-VEKOP-15-2015-00003 (VIKI) projekt konzorciumi formában a Magyar Kormány támogatásával, európai uniós forrásból jött létre.