További szolgáltatásokkal bővült és még kényelmesebbé vált az online ügyintézés az Oktatási Hivatalban. Az európai uniós forrásból megvalósított fejlesztés mind az ügyfelek és partnerek, mind a szervezet munkavállalói számára újabb idő- és költségkímélő elektronikus ügyintézési lehetőségeket teremtett.
Az Oktatási Hivatal (továbbiakban: OH, hivatal) az államigazgatás jelentős szereplője, informatikai rendszerei tekintetében érintett az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény, vagyis az E-ügyintézési törvény rendelkezéseiben. Az OH korábban jelentős eredményeket ért el elsősorban ez elektronikus befizetés kialakítása (EFER), a biztonságos kézbesítési szolgáltatások elindítása (BKSZ-HKP) és a rendelkezési nyilvántartások (RNY) lekérdezése terén.
Az európai uniós támogatásból megvalósuló KÖFOP-1.2.2-VEKOP-18-2018-00003 azonosító számú, az Oktatási Hivatal ügyintézési térbe való integrálása című projekt célja az volt, hogy az önerőből elért fejlesztési eredményeket tovább vigye, és a további szakrendszeri integrációhoz szükséges fejlesztési feladatait véglegesítse, a tervezett rendszereket élesítse, ezzel jelentős előrelépést tegyen az állampolgárok kiszolgálása és a belső ügyintézés elektronizálása és hatékonyabbá tétele terén.
Az immár megvalósult projektnek köszönhető például, hogy az Oktatási Fizetési Portálon online, bankkártyával is befizethetővé vált a Magyar Állami Ösztöndíj Nyilvántartó Rendszerbe küldött kérelmek illetéke, ahogy az is, hogy egyszerűbb a munkáltatói dokumentumok elérése, és könnyebb a meghatalmazások kezelése is a felsőoktatási felvételi eljárásban.
Az e-ügyintézés továbbfejlesztése négy cél mentén valósult meg:
Az elektronikus befizetési rendszer segítségével az ügyfelek online is elindíthatnak bizonyos ügyeket, és fizetési kötelezettségeiket bankkártyával is teljesíthetik. A projekt keretében létrehozott Oktatási Fizetési Portál egy éven belül körülbelül 380 ezer magyar ösztöndíjas ügyfélnek kínált gyors és időkímélő ügyintézési módot.
A második cél, vagyis a biztonságos kézbesítési szolgáltatások bevezetése arra irányult, hogy az OH digitálisan tarthassa a kapcsolatot munkavállalóival és ügyfeleivel a hivatalos Központi Ügyfél-regisztrációs Nyilvántartás tárhelyen (korábban Ügyfélkapu-tárhely) keresztül. E mögött az az elvárás húzódott, miszerint az OH-nak elektronikusan hitelesített dokumentumokat kell fogadnia, majd azokat automatizáltan beillesztenie a belső ügyintézői folyamatba. Mind az iktatórendszer, mind a belső ügyviteli és szakrendszeri folyamatok átalakítása szükségessé vált. A projekt ezen részéhez kapcsolódva így további négy részfeladat is megvalósult.
Az e-ügyintézés továbbfejlesztése során megvalósult a Rendelkezési Nyilvántartáshoz (RNY) történő csatlakozás is. Az OH vállalása alapján a Felsőoktatási Felvételi Nyilvántartás (Felvi) már képes fogadni és kezelni az ügyfelek RNY-ben tárolt rendelkezéseit, meghatalmazásait, illetve biztosítani tudja a szükséges adatokat az ügyintézés során. Az ügyfelek tehát már online is létrehozhatnak a felsőoktatási felvételi eljáráshoz kapcsolódó meghatalmazást, és adataik ennek megfelelően hozzáférhetővé válnak, ami jelentősen gyorsítja és egyszerűsíti az elektronikus ügyintézést.
Azzal, hogy az OH csatlakozott az Összerendelési Nyilvántartáshoz (ÖNY), lehetővé vált, hogy egyrészt az Oktatási Személyi Nyilvántartás szakrendszere automatikusan validálja, vagy beszerezze az ügyfelek hibás, hiányos személyes adatait, azonosítóit. Ennek köszönhetően évente mintegy 800 ezer kérelmet dolgoz fel a hivatal, így biztosítva a korábbinál gyorsabb, biztonságos ügymenetet az ügyfelek közreműködése nélkül. Másrészt a Magyar Állami Ösztöndíj Nyilvántartó Rendszer szintén automatikusan validálja az ügyfelek személyes adatait vagy azonosítóit, így nem szükséges azokat újra bekérni. A fejlesztés egy éven belül körülbelül 380 ezer ügyfél adatainak pontosítását teszi lehetővé az érintettek közreműködése nélkül.
A KÖFOP-1.2.2-VEKOP-18-2018-00003 projekt a Magyar Kormány támogatásával, európai uniós forrásból jött létre.