A postai regisztrációs folyamatok teljes átszervezése, megújítása, továbbá az elektronikus ügyintézési lehetőségek kiterjesztése valósult meg a nagyszabású projekt keretében, ami mindenkit, feladót és címzettet, lakost és vállalkozást, magánszemélyt és céget egyaránt pozitívan érint.
A „Hivatali küldeménykövető” című kiemelt projekt a klasszikus levélpostai szolgáltatások modernizálásával olyan fejlesztéseket vezetett be, amelyek növelték az ügyfélkomfortot, és az elektronikus csatornák kihasználásával többletszolgáltatásokat biztosítanak mind a feladók, mind a címzettek számára.
Schamschula György, a Magyar Posta Zrt. vezérigazgatója a következőképpen foglalta össze a projekt jelentőségét: „Ez a fejlesztés a lakosságra gyakorolt hatásában és nagyságrendjében az 1973. január 1-jén bevezetett, négyjegyű irányítószám rendszer bevezetéséhez hasonlítható, azaz alapvető változást jelent a levelek feldolgozásában és kézbesítésében. Az új rendszer emellett jelentősen hozzájárul a közigazgatási eljárások felgyorsításához, és ezzel a Digitális Állam törekvésekhez.”
Az életútkövetési funkció bevezetésével a küldemények feladói már önkiszolgáló módon érik el a levelekkel kapcsolatos státuszinformációkat. A küldeményazonosító ismeretében a Magyar Posta digitális csatornáin (posta.hu, mobilapplikáció) 2019. januárjától lehetőség nyílt az ajánlott és tértivevényes levelek, illetve a hivatalos iratok életútjának követésére: a küldemények aktuális státusza gyakorlatilag valós időben lekérdezhető a feladástól a kézbesítésig tartó folyamat bármelyik szakaszában. A fejlesztett felület révén átláthatóbbá vált a küldemények teljes életútja és kiküszöbölhető az információhiányból származó bizonytalanság. Az állampolgárok, vállalkozások élnek is a lekérdezés lehetőségével: 2020-ban mintegy 3,5 millió esetben használták a posta.hu ingyenes nyomkövetés funkcióját az egyedi küldeményazonosítóval rendelkező levelek keresésére.
A projekt másik fejlesztésének fontos eredménye, hogy címzettek a személyes kézbesítésű levélküldemények átvételekor már nem papíralapon, hanem elektronikus eszközön történő aláírással veszik át a küldeményeket, így jelentősen csökkent a papíralapú adminisztráció. 2019. augusztusától a kézbesítők a beszerzett 8600 darab digitális mobileszközön (PDA-n) keresztül adják át az ajánlott és tértivevényes leveleket. A nagyobb települések postásai mobil nyomtatóval is rendelkeznek, így közel 3000 kézbesítő nyomtatott értesítőt dob be a levélszekrénybe, ha nincs otthon a címzett vagy a jogosult átvevő. Emellett az értesített küldemények postai átvételét is segítik új eszközök, mivel több mint 2000 postán, mintegy 4600 digitális aláírópadon írhatnak alá az ügyfelek. Az új rendszernek köszönhetően a Magyar Posta digitális eszközei alkalmasak az e-személyi igazolvány elfogadására is, amely még egyszerűbbé teszi a folyamatot. Az elektronikus szolgáltatások országos bevezetése óta már több mint 82 millió levél kézbesítését rögzítették már a postai kézbesítők az elektronikus eszközökön.
A fejlesztés keretében a Magyar Posta 2019. decemberében bevezetett egy új levélterméket is: az azonosított levelet. Ez egy küldeményazonosítóval ellátott és elektronikus feladójegyzékkel rendelkező belföldi levélküldemény, melynek kézbesítése nem személyes átvételhez kötött, ám sikertelen átvétel esetén a feladó elektronikus értesítést kap.
2019. decemberétől minden regisztrált ügyfél számára elérhetővé vált ePostakönyv, ami nem más, mint a Magyar Posta ingyenes, online alkalmazása, amely feladójegyzék készítésére és nyomtatványok kitöltésére alkalmas. Az elektronikus feladójegyzék segítségével egyszerűsödik az ügyintézés, rövidül a postán eltöltött idő, meghatározott szolgáltatásokhoz feladási díjkedvezmény is jár, és használata papírmentes adminisztrációt tesz lehetővé.
A postai technológiaváltás keretében 2020. júliusától a hivatalos iratoknál kivezetésre került a papíralapú tértivevény, és helyébe az elektronikus visszaigazolás lépett. 2021. januárjától pedig már minden belföldi tértivevényes levél kézbesítését követően a Magyar Posta hiteles elektronikus kézbesítési igazolást biztosít a feladó számára: ez az átvevő aláírását is tartalmazó képfájl, amelyben beágyazott xml formátumban megtalálhatók az adatok. Az elektronikus visszaigazolás legfontosabb előnye, hogy csökkenti a feladók adminisztrációs terheit, rövidíti az ügyintézési időt. Viszont amennyiben a feladó igényli, hogy a Magyar Posta továbbra is biztosítja annak lehetőségét, hogy a tértivevényes küldemény kézbesítését követően papíralapú tértivevény kerüljön kiállításra.
A küldeményelőkészítés költségeinek csökkentésével, illetve a belső folyamatok elektronikus megoldással történő kiváltásával a projekt hozzájárul a közigazgatás működési hatékonyságának növeléséhez.
A KÖFOP-1.0.0-VEKOP-15-2016-00026 projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap és Magyarország költségvetése társfinanszírozásával valósult meg, 2,369 milliárd Ft vissza nem térítendő támogatásból. A Magyar Posta saját forrásából további, nagyságrendileg 1,816 milliárd Ft-ot fordított a projekt megvalósítására.